1. Quién trata tus datos
El responsable de los datos que describe esta política es INTERMEDIAHOST S.A.C., titular de Totem, RUC 20566575923, con domicilio fiscal en Jr. De la Roca de Vergallo N° 493, Of. 1508, Urb. San Felipe, Magdalena del Mar, Lima 15076, Perú.
- Privacidad (tus derechos, la eliminación de tus datos y cualquier consulta sobre cómo los tratamos): privacidad@totem.pe.
- Contacto general de la empresa: hola@totem.pe.
Esta versión de la política rige desde el 18 de octubre de 2026.
Los datos de quienes usan Totem forman el banco de datos personales de clientes de INTERMEDIAHOST S.A.C., que se inscribe en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
Tratamos los datos conforme a la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su reglamento.
2. A quién se aplica
- A quien crea una cuenta de Totem o usa el panel como parte del equipo de un negocio.
- A quien visita las páginas de Totem o escribe a nuestros canales de soporte.
Si compraste en una tienda que usa Totem, o escribiste a un negocio por WhatsApp, el responsable de tus datos es ese negocio, no Totem: Totem los guarda por encargo del negocio (sección 10).
El Asistente de Formalización tiene su propia política de privacidad.
3. Qué datos tratamos
| Datos | Ejemplos | De dónde salen |
|---|---|---|
| Cuenta | Nombre, correo, teléfono, contraseña (guardada de forma irreversible), rol en el equipo | Los ingresas tú al registrarte o te invita el administrador |
| Negocio | Nombre comercial, RUC y razón social, dirección, rubro, respuestas del asistente de inicio | Los ingresas tú; la razón social se consulta con el RUC |
| Cobro del plan | Pagos declarados y verificados, comprobantes de pago, recargas de créditos de IA | Tus pagos a Totem |
| Uso y seguridad | Dirección IP, navegador, inicios de sesión, acciones en el panel, eventos de seguridad | Se generan al usar Totem |
| Soporte | Lo que nos escribes y lo que te respondemos | Tus mensajes |
| Asistente de IA | Tus conversaciones con el asistente y los datos del negocio que necesita para responder | Tu uso del asistente |
| WhatsApp oficial | Id de la cuenta de WhatsApp Business y del número, número y nombre visible, estado de verificación del negocio y del nombre, calidad del número y límite de envíos, token de acceso y PIN de verificación en dos pasos (los dos cifrados), plantillas de mensaje y su estado de aprobación | Meta, cuando conectas tu número a Totem con el alta de Meta (sección 9) |
Si usas el chat o el WhatsApp oficial, Totem también guarda los mensajes que tu negocio envía y recibe, los teléfonos y nombres de tus clientes, las plantillas con sus variables y el estado de entrega y lectura de cada mensaje. Esos datos son de tu negocio y Totem los trata por encargo tuyo (secciones 9 y 10).
No te pedimos copia de tu DNI ni datos sensibles.
4. Para qué los usamos y con qué base
- Prestarte el servicio que contrataste: tu cuenta, tu negocio, el cobro del plan, los avisos de vencimiento y el soporte. Es necesario para cumplir el contrato.
- Proteger la plataforma: detectar accesos indebidos, abusos y automatismos (por ejemplo, la verificación antirrobots del registro y del inicio de sesión).
- Cumplir obligaciones legales, como las tributarias.
- Mejorar Totem con datos agregados que no identifican a nadie.
- Comunicaciones comerciales de Totem: solo con tu consentimiento previo y expreso, que puedes retirar en cualquier momento con efecto inmediato. Hoy Totem no te envía comunicaciones comerciales.
No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad propia ni de terceros. No usamos tus datos ni los de tus compradores para entrenar modelos de inteligencia artificial.
5. Con quién los compartimos
Usamos proveedores que tratan datos por cuenta de Totem, como encargados del tratamiento, solo para prestar el servicio y con la obligación de protegerlos:
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| OVHcloud | Servidores donde funciona Totem | Canadá |
| Cloudflare | Red, DNS, protección contra ataques y verificación antirrobots | Estados Unidos y su red mundial |
| OpenAI | Asistente de IA y transcripción de notas de voz | Estados Unidos |
| Resend | Envío de correos transaccionales (avisos, recuperación de contraseña) | Estados Unidos |
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) | Enviar y recibir los mensajes del número de WhatsApp que conectas, aprobar tus plantillas y consultar la calidad y los límites del número (sección 9) | Estados Unidos y su red mundial |
| Mercado Pago | Pago de recargas de créditos de IA | Perú y los países donde Mercado Pago procesa los pagos |
| SUNAT y servicios de consulta de RUC | Emisión de comprobantes y consulta de razón social | Perú |
| Sentry | Diagnóstico de fallas: el registro de un error, sin contraseñas, tokens ni claves | Estados Unidos |
El proveedor de inteligencia artificial puede cambiar. Si cambia, actualizamos esta lista antes de enviarle datos. Al proveedor de IA le enviamos solo lo necesario para cada tarea.
Algunos de estos proveedores están fuera del Perú, así que hay un flujo transfronterizo de datos personales. Lo hacemos solo para prestarte el servicio que contrataste y con proveedores que se obligan a proteger los datos con un nivel adecuado, conforme a la Ley N° 29733 y su reglamento.
También entregamos datos a una autoridad cuando una norma o una orden lo exige.
6. Cuánto tiempo los conservamos
Estos son los plazos de conservación de los datos de los que Totem es responsable. La columna «Se aplica solo» dice si ya hay una tarea automática que los aplica; donde dice «Todavía no», el plazo se aplica cuando pides la supresión o al darte de baja.
| Datos | Plazo | Al vencer | Se aplica solo |
|---|---|---|---|
| Cuenta y negocio | Mientras haya contrato; tras la baja, 30 días para exportar | Se anonimiza el usuario | Todavía no |
| Cobro del plan y créditos | El que exige la norma tributaria para los comprobantes y los pagos | Se conserva con su base legal | Todavía no |
| Trazas | Mínimo 2 años | Se borran la IP y el navegador; se conserva el hecho | Todavía no |
| IA | 90 días desde el último uso | Se borran | Todavía no |
| Memoria de IA | Mientras el negocio esté activo, sin datos de terceros | Se borra con el negocio | Todavía no |
| Notificaciones in-app | Mientras la cuenta esté activa | Se borran con la cuenta | Todavía no |
| Exportaciones del negocio | El archivo, 24 h desde que está listo | Se borra el archivo | Sí |
| Logs técnicos | Hasta 30 días | Se rotan | Todavía no |
| Backups | Hasta 30 días | Caducan solos; no son un archivo | Sí |
| Expedientes de derechos y manifiestos | 2 años tras el cierre | Se borran | Todavía no |
7. Tus derechos
Puedes pedir información sobre el tratamiento de tus datos, acceder a ellos, rectificarlos, cancelarlos (suprimirlos) u oponerte a su tratamiento, y retirar tu consentimiento cuando el tratamiento se base en él. Es gratuito.
- Cómo: escribe a privacidad@totem.pe desde el correo de tu cuenta, diciendo qué pides. Te respondemos con un número de caso aunque todavía falte verificar tu identidad.
- Verificación: confirmamos que controlas el correo o el teléfono que figura en tus datos, con un código. No pedimos copia del DNI salvo que no haya otra forma.
- Plazos de respuesta (días hábiles desde que recibimos la solicitud, los del reglamento de la Ley N° 29733):
| Derecho | Plazo |
|---|---|
| Información | 8 días hábiles |
| Acceso | 20 días hábiles |
| Rectificación, cancelación y oposición | 10 días hábiles |
| Retiro del consentimiento para comunicaciones comerciales | Inmediato |
Algunos datos no se pueden suprimir mientras una norma obligue a conservarlos (por ejemplo, los tributarios): en ese caso te decimos cuáles y por qué.
Cómo pedir la eliminación de tus datos, incluidos los que recibimos de Meta: los pasos, el plazo de respuesta (10 días hábiles) y el contacto están en Eliminación de datos.
Si no estás conforme con la respuesta, puedes presentar un reclamo ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.
8. Seguridad
Los datos de cada negocio están aislados de los de los demás en la base de datos, las conexiones van cifradas, las credenciales de terceros (como el token de Meta) se guardan cifradas y hacemos copias de respaldo. El acceso de nuestro personal es restringido y se limita a lo que hace falta para el soporte que pidas o para la seguridad del servicio. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, te avisamos y avisamos a la autoridad en los plazos que fija la norma.
9. WhatsApp oficial (Meta)
Si conectas tu número de WhatsApp Business a Totem, lo haces con el alta de Meta. Desde ese momento Meta le entrega a Totem los datos de tu cuenta de WhatsApp Business que figuran en la sección 3, y Totem los usa solo para enviar y recibir los mensajes de tu número, crear tus plantillas y seguir su aprobación, mostrarte la calidad del número, sus límites y lo que te falta para usarlo, y calcular, antes de que lo confirmes, el costo que Meta cobra por cada mensaje de plantilla.
Totem no vende esos datos, no los usa para publicidad propia ni de terceros, no los cruza con los de otros negocios y no entrena modelos de inteligencia artificial con ellos. El token de acceso y el PIN de verificación en dos pasos se guardan cifrados.
Los mensajes y los teléfonos de tus clientes que llegan por WhatsApp los guarda Totem por encargo tuyo: tú eres el responsable (sección 10). El texto de un mensaje solo va al proveedor de inteligencia artificial si usas las respuestas sugeridas o la transcripción de notas de voz, y solo lo necesario para esa tarea. Meta trata los mensajes según las condiciones de WhatsApp Business que aceptaste con Meta y su propia política de privacidad; los servidores de Meta están fuera del Perú (sección 5).
Al desconectar el número en Totem, Totem borra en el acto el token de acceso y deja de enviar y recibir por ese número. Los demás datos de tu cuenta de WhatsApp se conservan como los de la cuenta y el negocio (sección 6) o hasta que pidas su eliminación, según las instrucciones de eliminación de datos.
10. Si eres comprador o contacto de un negocio que usa Totem
Cada negocio es responsable de los datos de sus compradores y contactos, y tiene que informarte en su propia política de privacidad cómo los trata. Totem los guarda y los procesa por encargo del negocio, solo para prestarle el servicio, conforme al Acuerdo de encargo de tratamiento.
Para ejercer tus derechos, dirígete al negocio. Si el negocio no te responde en el plazo legal, escríbenos a privacidad@totem.pe: le avisamos al negocio y, si sigue sin responder, te informamos y te indicamos la vía para presentar tu reclamo ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
11. Menores de edad
Totem es un servicio para negocios y no está dirigido a menores de edad.
12. Cambios a esta política y vigencia
Esta versión rige desde el 18 de octubre de 2026. Cada cambio es una versión nueva con su fecha, publicada en Documentos legales junto a las anteriores. Si un cambio afecta lo que aceptaste, te lo avisamos antes por correo y en el panel, y el panel te pide aceptarlo.